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规章制度  
辽宁大学档案管理办法
2011-03-24 09:22  

 

辽宁大学档案管理办法

(草案)

第一章           总 则

 

    第一条 为了规范辽宁大学的档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案在学校教育事业发展中的作用,更好地为学校及社会各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》、教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案管理办法》等法律、法规,结合我校的实际情况,制订本办法。

    第二条 本办法所称的档案是指我校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。本办法所称档案是指高校综合档案,不包含人事档案(教工、学生档案),关于人事档案管理按199142中央组织部、国家档案局联合发布的组通字【1991】第13号文件,即《关于印发<干部档案管理工作条例>的通知》办理,本办法不另作规定。

    第三条 档案工作是学校的重要基础性工作。档案工作要纳入学校发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入关人员的工作职责,纳入领导议事日程和目标责任制,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

    第四条 学校档案必须实行集中统一管理,在管理过程中,要确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。综合档案室与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络,各归档文件整理单位在档案部门的监督、指导下开展各项档案工作。

    第五条 全校教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

    第六条 学校档案工作要实行科学管理,逐步采用先进技术,与学校的信息化整体建设同步发展,积极开发档案信息资源,为满足学校和社会的需要提供优质服务。

          

第二章 体制与机构设置

 

第七条 档案工作由学校校长领导,并由一名副校长分管。学校成立档案工作领导委员会,各归档文件整理单位档案工作由一位负责人分管(院长或书记),并确定一名兼职档案人员具体承办。学校各级领导干部和档案管理人员要主动接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。

    第八条 学校设立综合档案室,配备专职档案工作人员,在分管校长和上级业务主管部门的领导下,发挥监督和指导作用,统一管理全校的档案工作。情况特殊部门经学校领导批准后,可设立专门档案分室,专人负责管理本机关内部移交的临时档案。对档案可实行统一管理分级保管。

第九条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理、组卷、编制页号或者件号、制作卷内目录,经校综合档案室负责档案工作的人员检查合格后向档案部门移交。立卷归档工作是各部门工作的一部分,是兼职档案人员的工作职责,专职档案人员负责对立卷归档工作的监督与指导。

第三章 档案工作的任务

第十条 学校的档案工作就是通过收集、整理、保管、利用学校形成的各类档案.直接为学校和社会有关方面提供服务的工作,其工作性质具有管理性、服务性、学术性、政治性。

    第十一条 学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,负责学校档案的永久保管与利用。

    第十二条 综合档案室的基本职责:

    1.贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划全校档案工作;

    2.拟制(修订)学校档案工作规章制度,监督、指导、检查规章制度的执行情况;

    3.负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计工作;

    4.开展档案的开发和利用工作;

    5.参加信息工作整体化建设,负责编研档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

    6.参加档案工作协会、学术研究和交流活动,领导和组织学校档案管理网络工作的各项活动;

    7.培训全校档案工作人员,组织开展档案工作的评优活动;

    8.开展档案宣传工作和利用者教育活动;

    9.负责检查、监督档案的保密与安全;

    10.完成学校领导交办的其他任务。

    第十三条 各归档文件整理单位的基本任务

    1.认真执行档案管理的法律、法规和学校档案工作的规章制度;

    2.负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用(限有保管利用任务的归档文件整理单位)等环节的工作,要保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性;

    3.主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查,按归档时间向综合档案室移交档案;

4.注意保密,确保文件材料的安全。

 

第四章                                档案工作人员

 

    第十四条 学校各级档案管理部门应配备政治可靠、具有本科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理的专、兼职档案工作人员。

    第十五条 各级档案管理部门的兼职档案工作人员,在一定时期内应保持相对稳定。

    第十六条 档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的政策,严格遵守档案工作制度,热爱档案工作,忠于职责,勇于创新,严守机密,热情服务。

    第十七条 档案工作人员要认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其他自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。

    第十八条 档案工作专职人员,实行专业技术职务聘任制或职员职级制,各级领导要加强对档案干部的教育、培养和考核。

    第十九条 档案工作人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备,方可离岗。

 

第五章                                经费、馆舍、设备

 

    第二十条 学校档案工作所需经费应单独立项,列入学校预算,统筹解决。

    第二十一条 学校为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房,做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第二十二条 学校根据工作需要,有计划地为档案室添置必要的存储和利用设备,设立信息化专项经费,逐步实现档案管理的信息化。

 

第六章   档案的收集与归档

   

第二十三条 学校档案收集的范围是《高等学校档案工作规范》规定应归档的党群类、行政类、教学类、科研类、产品生产类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、学生类等十一大类文件材料(包括相应必要的电子文件),以及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料和实物(详见辽宁大学综合档案归档细则)。

    第二十四条 各归档文件整理单位必须按照国家有关规定,依据学校档案工作规章制度的相关条例,对应当归档的各类文件材料整理、组卷,对实物进行积累,按要求及时向综合档案馆室移交,任何部门或个人不得以任何理由不予移交,更不得据为己有。

第二十五条 学校相关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备(价值在10万元以上)开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知综合档案室的工作人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收,没有档案部门签署验收意见,科研成果不得申报奖项,贵重仪器设备计财处不予报销,基建竣工不予最后结算。

    第二+六条 归档的文件材料应质地优良,格式统一,手稿字迹工整,使用规范书写材料,声音、图像清晰(配有文字材料),符合本规章制度《归档文件材料书写规定》的要求。

    第二十七条 归档时间:党政、教学、出版、外事等能按年度归档的各类综合性文件在第二年6月底以前归档;科研课题档案在鉴定验收后2个月内归档,暂不申报或中断、停止的课题,在课题结束或中断、停止后2个月内归档;产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定(或验收)后2个月内归档,因某种原因使工作中断的产品,应在中断后2个月内归档;基建项目在验收后3个月内归档;设备开箱验收完毕后归档,引进设备在索赔期满后2个月内归档;财会档案在会计年度终了后暂由财会部门保管2年,于第三年3月底前归档;声像档案在完成制作后3个月内归档;实物档案在收集后3个月内归档;电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

    第二十八条 接收档案必须履行手续,填写移交清册一式两份,经档案工作人员验收签字后,双方各保存一份。

 

第七章                     档案的管理与利用

 

    第二+九条 学校综合档案馆室应根据国家教育部的规定,编制学校档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表,对各类档案进行科学分类、编号组卷,编制多种形式的检索工具,提高利用效果。

    第三十条 学校综合档案馆室应建立健全各项规章制度,按规定开展档案的接收、整理、保管和利用工作。

    第三十一条 高校综合档案的保管期限规定为永久、长期、短期3种。永久为无限期保存;长期为1650年;短期为115年。以件为保管单位的文书档案保管期限规定为永久与定期(30年、10年)。

    第三十二条 对保存期己到的档案,学校综合档案室应认真做好档案的鉴定工作,组织有关部门进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册,报分管院领导审批,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

    第三十三条 按上级主管部门和学校的要求,学校综合档案馆室应做好档案的统计工作、确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和室内各种情况数据,及时报送各种报表,并定期进行综合或专项统计分析。

第三十四条 涉及学校机密和专利的档案,学校综合档案室应做好档案的安全保密工作,不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经综合档案室主任批准后,按规定办理相关手续。 

  第三十五条 对库藏档案自形成之日起满30年的(未解密或需要控制使用的部分除外)学校综合档案室均应按国家规定,报上级批准后,分期分批向社会开放。未经综合档案馆室和有关单位同意,任何组织和个人无权公布。科技档案按国家档案局、国家经委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行,专利成果档案按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

    第三十六条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构,加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。利用学校档案者,均应按综合档案室的规定办理利用手续。提供社会利用的档案,可以按照规定收取费用。

    第三十七条 学校综合档案馆室应加强编研工作,对档案资料进行研究整理、编辑出版,配合有关部门编写重要参考资料。

    第三十八条 档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行,以便充分发挥库藏档案资源的信息作用。

    第三十九条 学校综合档案馆室应认真组织学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流管理经验和档案信息,实现资源共享。

       

第八章   奖励与处罚

第四十条 根据《档案法》的有关规定,学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

2、在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的;

3、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

5、同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

    第四十一条 有下列行为之一者,根据情节轻重,学校将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分;情节严重构成犯罪的,将移送司法机关,依法追究刑事责任:

    1玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  2、违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  3、涂改、伪造档案的;

  4、擅自出卖、赠送、交换档案的;

  5、不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

6、其他违反档案法律法规的行为。

 

第九章   附则

 

第四十二条 本办法由学校档案管理中心负责解释。

第四十三条 本办法从公布之日起执行。

 

 

             辽宁大学

          二○一○年十一月一日

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