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规章制度  
辽宁大学学生档案管理规定
2011-04-22 10:01  

辽宁大学学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为适应我校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案的安全,充分发挥学生档案在学生管理工作的作用,根据《档案法》及教育部《高等学校档案管理办法》并结合我校实际情况,特制定《辽宁大学学生档案管理办法》。

第二条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料,是全面考察了解学生在校表现的主要依据。

第三条 学生档案管理工作要坚持真实、完整、保密的原则。

第四条 本办法适用于普通本科生、第二学士学位生、研究生的档案管理。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第五条 档案管理中心人事档案管理科是我校学生档案管理的工作机构。其中设专职档案人员负责普通本科生、第二学士学位学生和研究生(含博士、硕士)的档案管理工作。

第六条 学生档案管理部门的职责是:

(一)在校学生档案材料的收集、整理及归档;

(二)在校学生档案的查阅;

(三)毕业生档案的转递

(四)因故退学、转学、出国、被开除学籍学生档案的转递;

(五)遗留档案的管理;

(六)其它有关档案管理的事项。

第三章 学生档案的内容

第七条 我校学生的档案应包括以下材料:

(一)高考招生录取材料

(二)学习材料:入学登记表、学习成绩单、毕业论文材料、学位申请材料以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料、毕业生登记表、毕业生自传、体检表、就业报到证副联;

(三)党团组织材料:学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料,包括入团、入党申请书、入党积极分子考察表、外调材料、入团、入党志愿书、转正申请书等;

(四)考核及奖励材料:获校级以上表彰奖励登记表;

(五)应当归档的其他材料。

第四章 学生档案的收集

第八条 本科生、第二学士学位学生以及研究生入学时,其档案由院系统一接收,然后移交至人事档案管理科。移交工作应在学生入学后一个月内完成,逾期未交者,学生档案管理人员应及时催要。对材料不齐全的学生档案,应及时联系院系相关负责人追缴,不能收集齐全的,要专门形成文字说明材料放入档案,由学生本人签名并承担责任。

第九条 学期结束后,各个学生管理部门应将本学期形成的档案材料进行整理并移交档案管理部门归入学生档案。档案材料的移交工作应在开学后一个月内完成,毕业生档案材料的归档工作应在毕业生离校前完成。逾期未交者,学生档案管理人员应及时催要。

第十条 档案材料应真实、完整、文字清晰,材料需当面点清,并按规定办理移交手续,认真填写档案材料交接单,交接单应一式两份,交接双方各存一份备查。

第十一条 档案材料须由组织部门审查盖章的,应加盖公章;个人文字材料应有本人签字。

第十二条 档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写,档案材料不得涂改以便长期保存。

第五章 学生档案的保管和使用

第十三条 学生档案应在档案管理中心设置的学生档案库房集中保管,档案管理中心指定专门的工作人员负责学生档案的管理工作,对接收的档案材料,应在一个月内装入本人档案中,方便利用。

第十四条 学生档案一律采用计算机进行管理,建立电子版的学生名册,将学生的退学、转学、毕业去向等情况详细登记在电子名册上。在学生毕业后,将电子名册记录的信息备份,并打印一份纸质版同时留存,方便查询和利用。

第十五条 学生档案的保管应严格遵守国家及学校有关档案管理的安全规定。

第十六条 因工作需要,经领导批准,组织部门或用人单位工作人员、学生辅导员和班主任可以查阅学生档案,查阅学生档案应在学生档案室进行,并履行登记手续。学生不得查阅本人或他人档案。

第十七条 查阅学生档案时,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

第十八条 学生档案一律不得借出。如有特殊情况,需经主管领导批准,并严格履行登记手续。

第十九条 查阅学生档案时,不得擅自复制学生档案材料;确因本人或工作需要的,经主管领导批准,方可复印。

第六章 学生档案的转递

第二十条 学生毕业后,学生档案应及时转出。就业、升学的学生档案,应转至新的接收单位;

第二十一条 学生档案应通过机要转递,也可由接收单位派专人领取。需要自带的,应由学生本人到档案管理部门办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的,由学生本人承担责任。

第二十二条 通过机要转递的学生档案,应根据机要局的要求填写《机要文件交寄单》;通过其他方式转出的学生档案,要认真填写《档案转递单》,逾期一个月未收到回执的,档案管理部门要及时催问,以防丢失;对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。《机要文件交寄单》和《档案转递单》回执要妥善保管,以备日后查询。

第二十三条 转递出的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留学生档案材料。

第二十四条 遇特殊情况造成档案遗失的,需按照程序补办,学生擅自拆封造成档案材料缺失的不予补办。

第七章 学生档案管理的纪律

第二十四条 学生档案管理工作人员在进行档案材料的收集、借阅、归档、转递等工作时,必须严格履行本办法的有关规定。

第二十五条 有关单位或个人查阅、借阅学生档案,必须严格遵守档案管理的各项规定。

第二十六条 因保管、转移不当造成档案材料遗失、损坏的,或离岗时不办理档案材料移交手续的,追究工作事故责任,直至调离工作岗位,依照学校有关规定进行处理;情节严重的,由学校纪检监察部门给予党纪政纪处分;构成犯罪的,移交司法机关依法处理。

第八章 附 则

第二十七条 本办法由档案管理中心负责解释。

第二十八条 本办法自公布之日开始执行。

 

 

                                       档案管理中心

                                     2010925

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